e-mail で手軽にメッセージが送れる便利な時代になりましたが、ちょっとした内容であっても、いざ英文レターを書こうとするとめんどうなもの。ビジネス関連の通信であれば当然、相手も忙しいので、日本語のレターのように「お世話になっております」や「めっきり寒さが…」などの季節の挨拶から入るのではなく、単刀直入に、論理的に要件をまとめる必要があります。とは言え、何度もやりとりが続く相手には「お元気ですか?」くらいのあいさつは必要ですね。効果的な手紙の書き方のポイントなどを考えながら、文例集などを集めたコーナーです。



Last update July 17, 2016




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Last update July 17, 2016

e-mail の書式

IT時代と言われる今、ビジネスからパーソナルな通信まですっかり定着した e-mail。普段から仕事で使っている人にとっては「今さら」の感がありますが、ここでは、英文メールの基本的な構成について見てみましょう。

ちなみに、mail という単語ですが、厳密に言えばこの単語は数えられる名詞 (countable noun) ではありません。つまり、a mail とか many mails といった言い方は間違った用例となります。なぜなら、mail という単語はもともと集合名詞 (collective noun) として、手紙などの「郵便物」という意味で使われたり、そういった郵便物を配信する仕組みのことを指すからです。とは言え、英語圏でも数えられる名詞として使っている事例もよくみられます。しかし、だからと言って a mail、mails という使い方で OK というのではなく、単数複数の概念を表現する場合には、a mail message (an e-mail message)、mail (e-mail) messages などの工夫も必要です。

また、mail には意味的に郵便メールも含まれますので、e-mail、email あるいは E-mail など「電子メール」の意味がわかるよう「e」をつけて表記します。最初の e-mail が最もよく使われる表記のようです。




e-mail の構成

英文メールは下図のような構成になっています。


上の図は日本語版のメーラー画像になっていますが、宛先 (To:) 欄に相手のメールアドレスを入れ、件名 (Subject:) の欄にわかりやすく短めのタイトルをつけます。英文レターや e-mail を書くときのポイントでも述べていますが、プライベートな通信以外は「件名」は必ずつけましょう。

件名をつけたら、相手への「呼びかけ」(あいさつ)から書き始めます。ビジネスであっても、何度もやりとりする相手であれば、Hi (または Hello) XXX (ファーストネーム)で十分です。その後に1行空けて、本題(本文)に入ります。本文はできるだけ簡潔に表現し、最後に「結び」でまとめます。この「呼びかけ」 (Salutation) や 「結び」 (Complimentary Closing) については、それぞれ「呼びかけ」 (Salutation) のスタイル「結び」 (Complimentary Close) のスタイルを参照ください。

メールを書き終えたら、必要に応じて添付ファイル (Attachment) をつけ、メール本文を見直して問題がなければ送信ボタンを押して送信します。