e-mail で手軽にメッセージが送れる便利な時代になりましたが、ちょっとした内容であっても、いざ英文レターを書こうとするとめんどうなもの。ビジネス関連の通信であれば当然、相手も忙しいので、日本語のレターのように「お世話になっております」や「めっきり寒さが…」などの季節の挨拶から入るのではなく、単刀直入に、論理的に要件をまとめる必要があります。とは言え、何度もやりとりが続く相手には「お元気ですか?」くらいのあいさつは必要ですね。効果的な手紙の書き方のポイントなどを考えながら、文例集などを集めたコーナーです。



Last update April 15, 2017




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Last update April 15, 2017

英文メール実践フォーミュラ

日本語でもそうですが、メールの書き方には一定のパターンがあります。そういった言い回しのいくつかをピックアップして、公式風にアレンジしてみました。下線の部分を適当に変えることで、実際の状況に合せてアレンジしながら文章を作成してください。

なお、書かれている日本語は、あくまでも英語表現の内容を説明するためのものであり、実際に使用される日本語の言い方とは異なる場合がありますのでご了承ください。

謝罪する

ここでは、謝罪する場合の例文を見てみましょう。当然ですが、誠意を感じさせる謝り方がポイントです。つまり、「ごめんなさい」と一言言って終わりではなく、今後同じ間違いを繰り返さないためにはどうするか、相手のことをいかに大事に思っているかといったフォローも合わせてセットだと考えてください(普通のコミュニケーションも同じですね)。

 F  フォーマルな表現  I  インフォーマルな表現

 F  Formula 1:納期遅れに対して謝罪する

 We are sorry that we were unable to deliver [納品するもの] as scheduled. 
まず、納期が遅れたことに対して謝罪します。
+
 [説明]. 
なぜ遅れたのかという簡単な原因や状況説明をします。
+
 We are currently working on measures to ensure that this does not happen again. 
「今後繰り返さないための方法を検討中」という意味ですが、「検討中」ではなく具体的に決定したことがあればそれを書きます。
+
 We apologize for any inconvenience this might have caused. 
「ご不便をおかけしてすみません」という意味
+
 We appreciate your understanding. 
相手の理解に対する感謝を述べます。

We are sorry that we were unable to deliver your furniture as scheduled. We had an unexpected computer system malfunction, which delayed order processing.
We are currently working on measures to ensure that this does not happen again.
We apologize for any inconvenience this might have caused.
We appreciate your understanding.

ご注文いただいた家具の発送に遅れが生じ、大変申し訳ございません。実は、予期せぬコンピューターシステムの故障のため、処理が遅れてしまいました
今後、このようなことがないように現在対応策を検討中です。
ご不便をおかけして申し訳ございませんでした。
今後ともよろしくお願いいたします。





 F  Formula 2:商品の不備などに対して謝罪する

 We are truly sorry that [商品名] you received did not function as expected. 
「不良品を送って申し訳ありません」といった表現ではなく、「受け取られた商品がご期待に添えずに残念です」といった表現にします。
+
 Because all our products undergo thorough inspection before shipping, it may be a rare case. 
出荷前に厳しいチェックをしていることを述べます。
+
 However, we understand your disappointment, and apologize for any inconvenience this may have caused you. 
しかし、相手の気持ちを考え、生じた不便に対して謝罪をします。
+
 We have already shipped a replacement for your convenience. 
「代わりの商品を送った」ことを述べます。
+
 We appreciate your patience. 
相手の理解に対する感謝を述べます。

We are truly sorry that the heater you received did not function as expected.
Because all our products undergo thorough inspection before shipping, it may be a rare case.
However, we understand your disappointment, and apologize for any inconvenience this may have caused you.
We have already shipped a replacement for your convenience. We appreciate your patience.

お受取りになられたヒーターが正常に作動しないとお聞きし、大変申し訳ございません。
私どもの商品は、出荷前に徹底的な検査をしておりますので、稀なケースだと思われますが、残念なお気持ちお察し申し上げます。
ご不便をおかけして申し訳ございません。すでに代わりの商品をお送りいたしましたので、今しばらくお待ちください。


 F  Formula 3:間違いに対して謝罪する

 Thank you for notifying the error in [間違いのある場所・もの]. 
間違いを指摘してもらったことへのお礼を述べます。
+
 We found it was caused by [原因] and have already started working to fix it. 
原因を突き止め、取り組んでいることを伝えます。
+
 [間違いの対処について] 
今回の間違いに対する対処について説明します。
+
 Please accept our apologies for any inconvenience this might have caused. 
「ご不便をおかけしてすみません」という意味
+
 We appreciate your patience. 
相手の理解に対する感謝を述べます。

Thank you for notifying the error in your invoice. We found it was caused by some system error and have already started working to fix it.
We have cancel(l)ed that invoice and sent you the correct one.
Please accept our apology for any inconvenience this might have caused. We appreciate your patience.

請求書の間違いをご指摘いただきありがとうございます。システムにおけるエラーが原因だとわかりましたので、現在修復中です。
今回の請求書はいったんキャンセルさせていただき、正しい請求書をお送りいたしました
ご不便をおかけして申し訳ございません。今後ともよろしくお願いいたします。


その他の例文

以下に、その他の例文を挙げておきます。

日本語 英語
荷物が予定通りに着かずに申し訳ございません。  F  Please accept our apologies for your shipment did not arrive on schedule.
注文の出荷が遅れまして申し訳ございません。  F  Please accept our sincere apology for the delay in shipping your order.
思いがけない大量注文が生じたため、配送スケジュールが大幅に狂ってしまいました。今後このようなことが起こらないように、現在人員増加に取り組んでおります。  F  An expected large number of orders we received yesterday has greatly disrupted our delivery schedule. To prevent this from happening again, we are currently expanding our staff.
ご連絡ありがとうございます。まだ荷物が届いていないとのことで、申し訳ございません。  F  Thank you for letting us know that you had not received your package. I apologize for the delay.
締切りの5月28日に間に合わせることができず、深くお詫びいたします。  F  I deeply apologize for missing your May 28 deadline.
すでに新しいモニターをお送りいたしました。3〜5営業日のうちに着くと思われます。  F  We have already shipped you a new monitor, which should arrive in 3 to 5 business days.
払い戻しをご希望の場合は、お買い上げの店舗にご連絡ください(振込口座をお知らせください)。  F  If you wish a refund, please contact your point of purchase (please give us your bank account details).
この件で、お客様との大切な関係に影響がないように祈るばかりです。  F  Your business is important to us, and we hope that this will not affect our relationship.
この件につきまして、ご連絡いただきありがとうございます。また何かございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。  F  Thank you again for bringing this issue to our attention. Please don't hesitate to contact with any further concerns.
今後このようなことが起こらないようにいたします。  F  We will make sure that this will not happen again in the future.
現在原因を追究しているところです。準備ができ次第ご報告させていただきます。  F  We are currently working to locate the cause and will provide you an update as soon as we are ready.



話の途中で出て行ったりしてごめん。腹が立って当然だと思うし、嫌な思いをさせたかもしれない。  I  I apologize for walking out in the middle of our talk. I know it was upsetting, and I may have hurt your feeling.
もう二度とやらないと約束するよ。  I  I promise it won't happen again.
昨日夕食のときに言ったことは本当に悪かったと思っているよ。  I  I want you to know how truly sorry I am for what I said at dinner last night.
昨日のパーティで無神経なジョークを言ってしまってごめんね。  I  I feel I owe you an apology for my insensitive joke at the party last night.
ほんとにごめんなさい。許してもらえるといいんだけど。  I  I'm terribly sorry. I hope you will be able to forgive me.
昨夜は急に電話を切ってごめん。最近ストレスがたまっていて。自分でもイヤなんだけど。  I  I'm sorry I hang up on you last night. I've been stressed out recently. I'm really embarrassed about that.
ほんとに悪かった。おわびに今夜一杯おごるよ。  I  Please accept my apology and let me make it up by buying you some drinks tonight.
あなたは大事な友人だし、傷つけるつもりなんかなかった。  I  You are a dear friend, and hurting your feelings is the last thing I want to do.