e-mail で手軽にメッセージが送れる便利な時代になりましたが、ちょっとした内容であっても、いざ英文レターを書こうとするとめんどうなもの。ビジネス関連の通信であれば当然、相手も忙しいので、日本語のレターのように「お世話になっております」や「めっきり寒さが…」などの季節の挨拶から入るのではなく、単刀直入に、論理的に要件をまとめる必要があります。とは言え、何度もやりとりが続く相手には「お元気ですか?」くらいのあいさつは必要ですね。効果的な手紙の書き方のポイントなどを考えながら、文例集などを集めたコーナーです。



Last update July 17, 2016




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Last update July 17, 2016

郵便レターの書式

IT時代と言われる今、封書で英文レターを出す機会もなかなかありませんが、いちおう押さえておきたい英文レター封書の書き方や書式。ちなみに、英語でも mail というと e-mail を指すことも多くなってきましたが、やはり誤解を生まないためにも、電子メールは e-mail、郵便メールは post mail (あるいは少しくだけて snail mail 「カタツムリメール」)と使い分けることをお勧めします。

封筒の書き方

英文レターの封筒の書き方の基本は下図のようになります。


封筒の真ん中に「宛名とその住所」をわかりやすく大きめに書きます。そして、向かって左上に「差出人の名前と住所」を書きます。日本語では「住所」が来て次に「名前」となりますが、英語では逆になり、「名前」が先、それに続いて「住所」が来ます。住所の書き方も「小さいところから大きなところ」、つまり、「部屋名→階数→ビル名→番地→町名→都市名→都道府県→国+郵便番号」となるのが普通です。封筒に書ききれない場合は、この「差出人の住所と名前」は封筒の裏側に書くこともできます。「切手」を貼る場所は封筒の向かって右上となります。必要に応じて、Confidential や Air Mail あるいは(今どき船便で手紙を送る人もいないとも思われますが)Sea Mail などを明記します。




英文レターの書式

では、封筒の中に入れる英文レターの基本的な書式について見てみましょう。


向かって右上に「差出人の名前と住所」、そして「日付」を書きます。e-mail ではメーラーが自動的に日付を入れてくれますが、郵便レターではそういうわけにもいきませんので、ビジネスなどの正式なレターでは忘れずに「日付」を書き込んでおきます。

日付の書き方

「日付」の表記ですが、英語では「年」が先に先頭に来ることはありません。イギリス式(およびヨーロッパ式)では「DMY (日+月+年)」の順番になり、アメリカ式では「MDY (月+日+年)」となり、イギリスとアメリカでは「月」と「日」が逆になります。それと関連して、「2015/4/2」のような数字での表記を使うと「04/02/15」や「02/04/15」となり、4月なのか2月なのか紛らわしくなるため使用は避けましょう。また、Feb.、Mar. などの月の名前も略さずスペルアウトしましょう。

イギリス式 アメリカ式
20 February, 2015 Febtuary 20, 2015

また、「〜日」にあたる序数の -st, -nd, -rd, -th の部分は、March 1st (2nd...) などのように表記せず March 1 と数字だけで書くのが最近の傾向になっています。ちなみに、本文などで「月」がすでにわかっている場合で「9日の会議」などというときは meeting on the 9th と定冠詞 the を伴い、序数の語尾をつけて表現します。

「2015年1月9日」 「9日の会議」
January 9, 2015 Meeting on the 9th

次に、左側に「宛名とその住所」を入れます。友人や家族などくだけた内容のものでは、これらの「差出人の名前と住所」と「宛名とその住所」は省略することもできます。

レター本文は、Dear XXX で始まる「呼びかけ」 (Salutation) が最初に来ます。次に具体的な内容が来て、最後に「結び」 (Complimentary Close) となります。「結び」のところには自分の「署名」 (Signature) を書き込み、その下に自分の名前を入れます。以上が基本的なレターの構成要素です。また、「呼びかけ」の部分のスタイルは、厳密に言うと、イギリス英語とアメリカ英語では若干異なります。詳しくは、「呼びかけ」 (Salutation) のスタイルを参照ください。