e-mail で手軽にメッセージが送れる便利な時代になりましたが、ちょっとした内容であっても、いざ英文レターを書こうとするとめんどうなもの。ビジネス関連の通信であれば当然、相手も忙しいので、日本語のレターのように「お世話になっております」や「めっきり寒さが…」などの季節の挨拶から入るのではなく、単刀直入に、論理的に要件をまとめる必要があります。とは言え、何度もやりとりが続く相手には「お元気ですか?」くらいのあいさつは必要ですね。効果的な手紙の書き方のポイントなどを考えながら、文例集などを集めたコーナーです。



Last update April 15, 2017




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Last update April 15, 2017

ていねいな言い方とくだけた言い方 (Formal vs Informal)

日本語のような敬語や謙譲語はありませんが、英語にも「ていねいな言い方」と「くだけた言い方」があり、相手や状況に応じて言い方を使い分けることも大切です。しかし、とかく誤解を与えない正しい英文を作るのが精一杯で、とてもスタイルの違いまで気を配っていられませんね。あるいは、気を配りたいが、ていねいとくだけた言い方の違いがわからないので知らず知らず2つの文体が混在してしまって、相手を困惑させているということもあるかもしれません。

ここでは、そんな言い方の違いについて見てみましょう。ビジネスの相手であっても、ファーストネームベースでやりとりしている相手に対しては、打ち解けてくれば「くだけた言い方」を少し取り入れると親しみを表すことができます。しかし、何かを依頼するときや苦情やお詫びをする場合などは「ていねいな言い方」をベースにしたほうがよいでしょう。また、初めてメールを送る相手には「ていねいな言い方」をしたほうが無難だと思われます。

以下、日本語の場合もだいたい同じだと思いますが、フォーマルな場合、インフォーマルな場合をまとめてみました。

Formal Informal
 ビジネスで初めて連絡する場合
 仕事の取引先とやりとりする場合(相手によっては、打ち解けてくればややインフォーマルになってもかまわない)
 求人に応募する場合(履歴書を送る場合)
 行政や組織などに問い合わせをする場合
 職場の上司や同僚(ただし、少しインフォーマルになってもかまわない)
 遠い親戚や個人的な知り合い(少しインフォーマルになってもかまわない)
 会ったことのない相手やよく知らない相手に連絡する場合
 結婚式などに招待連絡する場合
 辞表を書く場合
 苦情を言う場合
 友人とやりとりする場合
 家族とやりとりする場合
 親しくしている親戚とやりとりする場合(ただし、年上の相手には少しフォーマルにする)
 仲の良い同僚

表現の違いについて

最初に、英語で言うところの Formal と Informal なスタイルにはどんな違いがあるのか、その傾向を簡単にまとめてみました。

Formal Informal
 より客観的
 スラングや口語的表現は避ける
 I'm、can't、don't などの短縮形は避ける(代わりに I am、cannot、do not を使う)
 TV、photo などの省略語は避ける
 文章構造が複雑になる傾向がある
 Informal よりも受動態を使う頻度が多い
 ラテン語源の単語をよく使う (perform, attain, achieve, purchase, etc.)
 命令文は避け、Please ... で表現する
 よりパーソナル
 スラングや口語的表現が使える
 I'm、can't、don't などの短縮形が使える
 TV、photo などの省略語が使える
 文章構造がより単純
 能動態での表現が主流
 英語本来の単語をよく使う (do, get, take, buy, etc.)
 命令文が使える

次に、使用する語彙(単語)の違いの例をいくつか挙げておきます。

Formal Informal
numerous, many a lot of (lots of)
approximately about
carry out, perform, undertake, etc. do
sufficient enough
discover find out
difficult hard
maintain keep up

また、インフォーマルとフォーマルの違いについては、「Oyaji のライティングコーナー」の「Informal と Formal 違いはここだ」でも詳しく説明していますので、参考にしてください。





それでは、実際の使用例をもとに「ていねいな言い方」と「くだけた言い方」の違いを見てみましょう。

呼びかけ (Salutation)

あくまでも基本ですが、「Dear の後に敬称や肩書+苗字」で構成されるものが改まった言い方になり、「Hi や Hello とファーストネーム」で構成されるのがくだけた言い方になります。

 Formal 
 Dear Sir or Madam
 Dear Mr. Jones
 Dear Dr. Smith

 Informal 
 Hi John
 Hi everyone
 Hello Betty
 Dear Tom

添付ファイルに関連する表現

「添付ファイルをつけました」、または「添付ファイルが開けません」というときの表現です。フォーマルな言い方では、I am と短縮形を使わない形や please を使った表現がみられます。また、can you...? よりは could you...? と can の過去形 could を使ったほうがよりていねいになります。

 Formal 
 I am attaching ... for your consideration.
 I am sending you ... as an attachment.
 Please see the ... attached.
 Please find attached the file you requested.
 I am afraid I cannot open the file you have sent me.
 Could you send it again in ... format?

 Informal 
 I'm attaching/sending you ...
 Sorry, but I can't open it. Can you send it again in ... format?

冒頭の文章

「なぜ自分はこのメールを送っているか」ということを明らかにする最初の文章です。フォーマルな言い方では、I am writing... や regard、concerning などの単語を使っています。また、インフォーマルでは、近況などを伝えたりすることもありますが、フォーマルでは不要なことは書かずに、いきなり本題に入ります。

 Formal 
 I write to request for further information about ...
 I am writing with regard to ...
 Thank you for your e-mail regarding (concerning) ...
 With reference to our conference on January 20, I would like to inform you of ...

 Informal 
 Just a quick note to tell you that ...
 This is to invite you to join us for ...
 Thanks for your e-mail, it was wonderful to ...

依頼をする場合の表現

「〜して欲しい」といったリクエストや問い合わせをするときの表現です。フォーマルな言い方では、please や possibly、助動詞の過去形 could や would などの単語がよく使われています。

 Formal 
 Could you please let me know if you can ...?
 I would appreciate your ...
 Could you possibly ...?
 I would also like to know if ...
 Please could you let me know ...
 Please notify me that ...

 Informal 
 I was wondering if you could ...
 Would you mind ***ing ...?
 Do you think you could ... for me?
 Can you ...?

通達や連絡の表現

「〜についてお知らせします」といった連絡や通達をするときの表現です。that... 節を伴う文章など構文的にもより複雑になるのがフォーマルスタイルです。I am afraid... という言い方もていねいなスタイルです。

 Formal 
 It is my great pleasure to inform you that ...
 I am delighted to announce that ...
 We regret to inform you that ...
 I am afraid I will not be able to ...

 Informal 
 I'm sorry, but I can't ...
 I'm happy to tell you that ...

申し出や提案の表現

「〜しましょうか」など、申し出や提案をする場合の表現です。フォーマルでは、インフォーマルに比べて婉曲的な表現をしているのが特徴です。

 Formal 
 We are willing to ...
 We would be glad to ...
 Please notify me if I can be of any assistance ...
 Should you need any further assistance, do not hesitate to ...
 Would you be interested in ...?

 Informal 
 Would you like me to ...?
 How about I ...?
 Do you need a hand with ...?
 Do you want to ...?

苦情を言うときの表現

相手に対して不満を表すときの表現です。フォーマルでは、構文がより複雑になることでさらに婉曲的な言い方になっています。

 Formal 
 I write to express my dissatisfaction with ...
 I regret to say that I was not completely satisfied with ...
 We regret to inform you that ...

 Informal 
 I'm sorry to say that ...
 I hope you won't mind me saying that ...

お詫びの表現

相手にお詫びを言うときの表現です。フォーマルでは、would like や please accept などの表現を使っています。また、I'm や won't のような短縮形もみられません。

 Formal 
 We would like to apologize for any inconvenience caused.
 Please accept our apologies for ...
 We will make sure that this will not happen again in the future.

 Informal 
 I'm sorry for the trouble I caused.
 I apologize for ...
 I promise it won't happen again.

締めくくりの表現

「結び」 (Complimentary Close) の前に使う締めくくりの表現です。インフォーマルでは、Hope... といった主語 (I) を省略した言い方もよく見られます。

 Formal 
 I look forward to ...

 Informal 
 Hope to hear from you soon.
 I'm looking forward to ...

結び (Complimentary Close) の表現

「結び」 (Complimentary Close) の表現です。インフォーマルでは、いろんな言い方がありますが、フォーマルではそれほどバリエーションはありません。結びの後の名前は、インフォーマルは愛称やファーストネームでもかまいませんが、フォーマルの場合はフルネームを書きます。また、自分の名前に Mr.、Mrs. などをつける場合もあります(あえてつける必要はありません)。

 Formal 
Sincerely yours,
(1行空けて)
 Taro Yamada
 Mrs. Hanako Yamada

 Informal 
See you soon,
Roni