e-mail で手軽にメッセージが送れる便利な時代になりましたが、ちょっとした内容であっても、いざ英文レターを書こうとするとめんどうなもの。ビジネス関連の通信であれば当然、相手も忙しいので、日本語のレターのように「お世話になっております」や「めっきり寒さが…」などの季節の挨拶から入るのではなく、単刀直入に、論理的に要件をまとめる必要があります。とは言え、何度もやりとりが続く相手には「お元気ですか?」くらいのあいさつは必要ですね。効果的な手紙の書き方のポイントなどを考えながら、文例集などを集めたコーナーです。



Last update July 18, 2016




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英文レターや e-mail を書くときのポイント

最近では、特別な場合を除いて、郵便でレターを送ることが少なくなってきました。そこで、ここでは e-mail で英文メールを書く場合の7つのポイントをご紹介します。 e-mail に関連する項目以外は郵便レターを書く場合も同様です。

1. 1件につき1案件が原則

日本語でメールを書く場合も同じですが、ビジネスなどの正式なメール通信では、同じ相手との間に内容の異なる複数の事柄が発生することも少なくありません。ついでだからと言って、内容の異なる複数のテーマについて同一メールですませようとするのではなく、内容ごとにメールを分けましょう。つまり、1つのメールでは1つの案件のことしか語らないということです。時間の経過とともにメール件数も膨大なものになりますので、後で確認しようと思ったときにそのメールが見つけやすいという、送信者・受信者ともに共通のメリットがあります。

2. わかりやすい件名をつける

たかが「件名」と思われるかもしれませんが、実は大事なのが「件名」。仕事などのメールには必ずつけておきましょう。仕事では後で内容を確認する必要が必ずといっていいほど出てきます。そんなときにどのメールだったか探す手がかりとなるのは「件名」です。逆に「件名」のところが空欄になっているメールは重要性が低いと思われてしまいます。必ず件名をつけるようにしましょう。また、返信する場合には必要に応じて、下の例のように全体の件名をキープしながら短いフレーズ(赤字部分)を追加するのも1つの方法です。

受信時:
Re: Order No. TR0115 XXY Company Website Translation


返信時(確認事項のメール): Re: Order No. TR0115 XXY Company Website Translation -- Question


返信時(納品時メール): Re: Order No. TR0115 XXY Company Website Translation -- Delivery




3. 要件を先に書く

日本語でもそうですが、特にビジネス関連の通信では、要件を先に書くのが常識です。初めての相手にメールする場合は、簡単な自己紹介(こちらの名前、職業、肩書きなど、そして相手のメールアドレスをどこから入手したか)を書いた後で、何のためにメールしているのかを最初に述べます。そうすることで SPAM ではなく大事なメールであることが伝わり、受け取った相手もどのように対応すればいいのかといったスケジュールを立てることができます。何度もやりとりしている相手に対しては、本題に入る前に「お元気ですか?」などの短い文章を入れるとフレンドリーな印象を与えることができます。

4. 簡潔で明快な表現

メール文は、要点をしっかり押さえて簡潔にまとめるのがポイントです。ある程度長さのあるまとまった内容を述べる場合は、必ず段落を区切り、段落と段落の間は1行空けるようにすると読みやすくなります。また、書きたい情報のプライオリティを決めて、順序良くかつロジカルに書くことが大切です。同じことを何度もくどくど述べたり、話が飛んだり、逆にループしたりしないよう注意しましょう。読み手にとって、どう書いたらわかりやすいかを常に考えながら文章を作成します。

5. 添付ファイルを効果的に使う

メール本文ですべてを語ろうとしないことも大切です。たとえば、相手にこちらの提案内容や仕事の計画書を説明する場合など、メール本文だけではつい長くなりがちです。また、他の担当者などに転送する場合も、転送されたメール文は、改行などの体裁が崩れ読みにくくなります。そこで、添付ファイルとしてまとめることで資料文書としての扱いがしやすくなり、相手も自分のパソコンのフォルダーに保存したり、関連する担当者などにファイルの形で配信することができます。ちなみに、添付ファイルの数が多くなる場合は、1つのフォルダーにまとめてそれを圧縮して添付するのもエチケットです。

6. 間違いがないかしっかりチェック

メールを書き終えたら「即、送信ボタン」というのはいただけません。たとえ急いでいても、時間がないときであっても、スペルミスなどの間違いがないか、情報に間違いがないか、言いたいことはすべて盛り込まれているか、わかりやすいかなどをしっかりチェックします。家族や友人に送るメールならまだしも、正式なメール文章のなかでスペルミスなどがあると、不思議なことに、それだけで述べている内容も信じられなくなってしまうものです。多少時間的な余裕のあるものであれば、数時間置いてからもう一度読んでみるのも効果的です。

7. ふさわしいメールアドレス

メールアドレスはアルファベットなので日本人としては気にならないかもしれませんが、英語圏の人にとってはアルファベットがベースなので、prettykitty@ とか superhero2015@ など「お遊び要素」の強いメールアドレスを仕事などで使うのは避けましょう(人格を疑われますね)。また、ドメイン名をみれば一目瞭然ですが、フリーメールのアドレスも使わないほうがいいでしょう。やはり、正式なメール通信では、正規のメールアカウントを使用し、アドレスも自分の名前を入れたものやお遊び要素のないものを採用することが大切です。