e-mail で手軽にメッセージが送れる便利な時代になりましたが、ちょっとした内容であっても、いざ英文レターを書こうとするとめんどうなもの。ビジネス関連の通信であれば当然、相手も忙しいので、日本語のレターのように「お世話になっております」や「めっきり寒さが…」などの季節の挨拶から入るのではなく、単刀直入に、論理的に要件をまとめる必要があります。とは言え、何度もやりとりが続く相手には「お元気ですか?」くらいのあいさつは必要ですね。効果的な手紙の書き方のポイントなどを考えながら、文例集などを集めたコーナーです。



Last update April 12, 2017




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英文メール実践フォーミュラ

日本語でもそうですが、メールの書き方には一定のパターンがあります。そういった言い回しのいくつかをピックアップして、公式風にアレンジしてみました。下線の部分を適当に変えることで、実際の状況に合せてアレンジしながら文章を作成してください。

なお、書かれている日本語は、あくまでも英語表現の内容を説明するためのものであり、実際に使用される日本語の言い方とは異なる場合がありますのでご了承ください。

変更・中止を知らせる

ここでは、予定の変更やメールアドレスなどの変更の通達をする場合のメッセージを作成します。変更によって不便をかけてしまうため「謝罪」の要素を入れておいたほうがいいでしょう。

 F  フォーマルな表現  I  インフォーマルな表現

 F  Formula 1:変更を通達する

英語以前の問題ですが、メールアドレスを変更した場合は、必ず最初に自分の名前を名乗るようにしましょう。新しいメールアドレスで通達する場合は、当然ですが、相手にはこちらが誰だかわかりません。

 This is [あなたの名前]. 
自分の名前を名乗ります。
+
 I would like to inform you 
+
 that 
+
 [何が] has been changed 
変更したものが入ります。
+
 from 
+
 [変更前] 
変更前の内容を書きます。
+
 to 
+
 [変更後] 
変更後の内容を書きます。
+
 I'm sorry for any inconvenience this may cause. 

This is Taro Yamada. I would like to inform you that my email address has been changed from abc@xyz.com to efg@xyz.com. I'm sorry for any inconvenience this may cause.
ヤマダタロウです。私のメールアドレスabc@xyz.comからefg@xyz.comに変わりましたので、お知らせいたします。ご不便をおかけしますがよろしくお願いいたします。





 I  Formula 1-2:メールアドレスの変更を通達する

特に、親しい間柄などで、メールアドレスの変更を知らせる場合のフォーミュラです。

 Hi. [あなたの名前] here. I wanted to let you know my new email address. 
自分の名前を名乗ります。
+
 My old email address was: [変更前]. 
変更前のアドレスを書きます。
+
 My new email address is: [変更後]. 
変更後のアドレスを書きます。
+
 Please only use my new email address from now on. Thank you! 

Hi. Taro Yamada here. I wanted to let you know my new email address.
My old email address was: maeno@adores.com.
My new email address is: imano@adores.com.
Please only use my new email address from now on. Thank you!
ヤマダタロウです。新しいメールアドレスを連絡します。
変更前のアドレス:maeno@adores.com
変更後のアドレス:imano@adores.com
今後は変更後のアドレスを使ってください。よろしく!


 F  Formula 2:中止を通達する

 We regret to inform you 
+
 that 
+
 [イベント名] has been cancel(l)ed 
cancelled: イギリス英語、canceled: アメリカ英語になります。
+
 due to 
+
 [理由] 
+
 We apologize for any inconvenience this may cause. 

We regret to inform you that the StarNight concert has been cancel(l)ed due to bad weather conditions. We apologize for any inconvenience this may cause.
残念ですが、悪天候のため、StarNight コンサートは中止となりましたのでお知らせいたします。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。





その他の例文

以下に、その他の例文を挙げておきます。

日本語 英語
ソフトウェアの開発という私たちのコア事業に専念するため、このたび会社名をPCToolsからNicePCSoftに変更いたします。新しい社名は2017年4月1日より適用されます。  F  With more focus on our core operation, which is software development, we have decided to change our name from "PCTools" to "NicePCSoft". The new name will be effective from April 1st, 2017.
ただ単に名前が変わったというのではなく、その(前向きな)理由を簡単に述べておいたほうがいいでしょう。
このたびのXYZ社との合併に伴い、会社名を変更することになりました。2017年4月1日より、正式に社名をA-Z株式会社に変更いたします。  F  Because of our recent merger with XYZ Inc., we are changing our name. On April 1, 2017, we will officially become A-Z Company.
2017年4月1日より、下記の住所へ事務所を移転いたしますので、お知らせいたします。それに伴い電話番号も変わりますのでご了承ください。
日本橋市大坂町4-5都通り123
電話番号:111-123-456
 F  We are pleased to announce that our office will be relocated to the following address as of 1 April 2017. Please note that our telephone number will also change.
123 Miyako Street, 4-5 Osaka Town, Nihonbashi City
Telephone: 111-123-456
このたび、より広く快適な環境に事務所を移転しました。新しい住所は下記の通りです。電話番号は変わりません。
日本橋市大坂町4-5都通り123
 F  We are happy to announce that we have moved to our new location, which is more spacious and comfortable. Our new address is as follows:
123 Miyako Street, 4-5 Osaka Town, Nihonbashi City
Our telephone number remains the same.
私どもの電話番号が変わっておりますので、ご注意ください。新しい番号は、123 456 789です。  F  Please note that our telephone number has changed. The new number is: 123 456 789.
ただ今より/2017年4月1日より、私どもの電話番号が123 456 789に変わりますので、お知らせいたします。  F  We would like to inform you that, with immediate effect/beginning April 1, 2017, our telephone number will be changed to 123 456 789.
今すぐ変更が適用される場合は with immediate effect、日付が決まっている場合は、具体的な日付を通知します。
避けられない理由により、1月21日午前10時予定の会議は、1月23日午前10時に変更されますので、お知らせいたします。ご不便をおかけして申し訳ございません。  F  We would like to inform you that the scheduled meeting on January 21 at 10:00 a.m. will be rescheduled to January 23 at 10:00 a.m. due to an unavoidable reason. Please accept our apology for the inconvenience we brought to you.
1月21日午前10時予定の会議は中止となり、1月23日午前10時に変更されます。ご不便をおかけして申し訳ございません。  F  The meeting on January 21 at 10:00 a.m. has been cancel(l)ed and rescheduled to January 23 at 10:00 a.m.. We apologize for any inconvenience.
のっぴきならない理由より、新企画についての打ち合わせのお約束をキャンセルしなければなりません。ご不便をおかけして申し訳ございません。早々に別の日を設定いたします。  F  I regret that I must cancel our appointment to discuss our new plan due to an unavoidable circumstance. I apologize for any inconvenience this may cause. I would like to reschedule the appointment as soon as possible.
避けられない理由により、本日はお休みをいただいております。ご不便をおかけしてすみません。  F  We are closed today due to an unavoidable reason. Sorry for the inconvenience.
皆さん、引っ越しました!新しい住所はここです。日本橋市大坂町4-5都通り123。新しい家へ遊びに来てね。  I  Hey everyone, just to let you know I've moved! My new address: 123 Miyako Street, 4-5 Osaka Town, Nihonbashi City. Come and see me at my new home!
ごめんなさい。明日の約束をキャンセルしなくてはいけなくなりました。ギリギリでごめんなさい。とても楽しみにしていたんだけど、急に仕事が入って来て明日中に片づけないといけなくなったんです。別の日にしませんか?  I  Hi. I hope you are well. I'm sorry but I'm afraid I have to cancel our meeting tomorrow. Sorry for the short notice. I was really looking forward to seeing you but I've got this urgent job and get it done by tomorrow. Can we reschedule?
いきなり「キャンセルします」という文章が来るのではなく、最初にきちんと挨拶をしましょう。また、理由も説明し、別の日を設定することも大事です。
ごめん。急用ができて今日は行けなくなった。  I  Sorry, something has come up and can't make it today.
基本的に親しい間柄で使います。